หลังจากได้มีโอกาสทำโปรเจคเกี่ยวกับระบบกรอกข้อมูลเพื่อ Digitize จากฟอร์มกระดาษเข้าสู่ Database และต้องรับมือกับความซับซ้อนของฟอร์มกระดาษหลายอย่าง ทำให้เราได้พบ Learning ที่น่าสนใจมาก ทั้งความเหมาะสมในการรูปแบบจัดเก็บ การดีไซน์แบบฟอร์ม รวมถึงสิ่งที่ต้องคำนึงถึงต่างๆ เลยอยากนำความรู้ที่ได้มาแชร์เพิ่มเติม

อธิบายคร่าวๆ เกี่ยวกับโปรเจคนี้ก่อน มัน “โครงการพัฒนา ACT Ai ฐานข้อมูลผู้ดำรงตำแหน่งทางการเมืองและข้าราชการระดับสูง” ซึ่งเป็นโปรเจคที่ทางบุญมีแล็บทำร่วมกับองค์กรต่อต้านคอร์รัปชัน (ประเทศไทย) เพื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ดำรงตำแหน่งทางการเมืองและข้าราชการระดับสูง เพื่อสร้างฐานข้อมูล โดยส่วนงานที่เราจะนำมาพูดถึงระบบ Digitize สำหรับจัดการข้อมูลจากเอกสารกระดาษที่ถูกกรอกมาแล้วนำไปจัดเก็บให้เป็นระเบียบบน Database พร้อมสำหรับนำไปใช้วิเคราะห์ข้อมูลต่อ ซึ่งเราได้สร้าง Entry Form ที่เหมาะสมกับแต่ละหน้าเอกสารเพื่อกรอกข้อมูลได้สะดวก นอกจากการกรอกเอกสารแล้ว ยังมีการมอบหมายงาน และตรวจเอกสารด้วย โดยระบบนี้จะมีผู้ใช้งานอยู่ 2 role คือ แอดมิน และ ผู้จ้างกรอกข้อมูล

โดยก่อนเริ่มโปรเจคนี้มีหลายๆ ส่วนที่เราวางแผนไว้เยอะทำให้ไม่เหนื่อยมาก แต่ก็เจอเรื่องที่ไม่เป็นตามแผนบ้างเมื่อต้องมาเจอวิธีการกรอกที่ประหลาด หรือความน่าสับสนของเอกสารบางชุด ทำให้ระหว่างทำจะมีการปรับแก้ไปเพื่อทำให้ระบบใช้งานง่ายสุด และนี่เป็นสิ่งที่สรุปมาคร่าวๆ เผื่อใครที่กำลังจะเริ่มทำได้มีไอเดียและฉุกคิดถึงจุดเล็กๆ เหล่านี้ไปด้วย

ก่อนเริ่มทำอะไรแนะนำว่าควรอ่านเอกสารให้เยอะๆๆๆ ยิ่งอ่านมาก ยิ่งเจอประเด็นให้ออกแบบระบบได้เยอะ และเห็นรูปแบบการกรอกที่เราต้องรับมือได้หลากหลายมากๆ
ออกแบบ Infrastructure system ระบบกรอกฟอร์มให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นระบบกรอกจะทำยังไง ส่งข้อมูลแบ่งตาม section ดีไหม? ระบบตรวจจะตรวจยังไง? ให้ตรวจอัตโนมัติทำได้ไหม? ฯลฯ จากนั้นมาเลือก tools ที่เหมาะสมกับงาน
ลิสต์ Data point ต่างๆ เพื่อพูดคุยกับผู้จ้างงาน ส่วนนี้อยากให้ใช้เวลานานสักหน่อยในการตรวจเช็คร่วมกับลูกค้าต่างๆ ดังนี้
1. ตรวจสอบว่าข้อมูลที่จะเก็บครบถ้วนหรือไม่ บางงานหน้ากระดาษอาจมีเขียนข้อมูลมากมาย แต่เราไม่จำเป็นต้องเก็บทั้งหมดก็ได้ขึ้นอยู่กับการนำไปใช้มากกว่า ซึ่งส่วนนี้สามารถพูดคุยกับคนที่ใช้ระบบนี้ได้
2. นอกจากนี้ยังต้องเช็คลักษณะข้อมูลต่างๆ เช่น Input ชื่อ เนี่ยต้องกรอกมาแน่นอน ดักไว้เลยว่าห้ามเว้นว่าง, Input วันที่ระวังนะต้องเผื่อคนกรอกมาแค่ปีเฉยๆ, Input ยานพาหนะบางคนมีเป็นร้อยเลย ฯลฯ
Data Point นี้จะช่วยให้เราออกแบบ Database Schema ได้ง่ายขึ้น และควรทำเป็น Data dictionary ไว้ให้เรียบร้อย เพราะจะเป็นเหมือนแผนที่นำทางตลอดการทำงาน ยิ่งแบบฟอร์มเยอะ ยิ่งควรจดให้ละเอียดมากๆ เพราะอนาคตจะต้องมีคำถามแน่นอนว่า “Input ที่เราตั้งชื่อนี้ ตรงกับชื่อ Input อะไรในเอกสารนะ?”
ทำแบบฟอร์ม Digital, Database และระบบที่จะเข้ามาช่วยต่างๆ เช่น ระบบตรวจเอกสาร, ระบบมอบหมายงาน, การ Clean Data อีกครั้ง, ระบบติดตามงานสำหรับ Admin ฯลฯ โดยต้องคำนึงถึงประเด็นสำคัญดังนี้
1. ความคล้ายกับฟอร์มกระดาษ: การออกแบบให้ฟอร์ม Digital คล้ายกับฟอร์มกระดาษมากที่สุดทั้งลำดับและการจัดวางจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้จ้างกรอกอย่างมาก ไม่ต้องพลิกหาว่าช่องกรอกนี้ไปพิมพ์ที่ไหน หากหน้ากระดาษเป็นตาราง ถ้าเราออกแบบเป็นตารางได้เช่นกันจะช่วยให้ผู้กรอกเข้าใจวิธีการกรอกมากยิ่งขึ้น

ความชัดเจน: สำหรับเคสนี้จะพิเศษหน่อย เพราะผู้จ้างกรอกไม่ใช่เจ้าของเอกสารเอง เป็นคนที่มากรอกตามเท่านั้น ดังนั้นสำหรับคนที่พึ่งมารับงานครั้งแรกจะไม่รู้ว่าเอกสารนี้เกี่ยวข้องกับอะไรและเกิดความสับสนง่าย หากเราระบุข้อความที่ช่วยหาตำแหน่งในเอกสารได้ ผู้จ้างกรอกจะทำงานง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ต้องการให้กรอกวันที่เข้ารับตำแหน่ง แต่หน้ากระดาษมีวันที่อยู่หลายจุด โดยวันที่เข้ารับตำแหน่งบ้างก็เป็นลายมือ บ้างก็เป็นตัวปั๊ม ก็อาจระบุเพิ่มเติมว่าสามารถเป็นวันที่ตัวปั๊มได้ เพื่อให้ผู้จ้างกรอกไม่ลืมสังเกตจุดนี้

ดักข้อมูลมั่ว: การดักก่อนส่งย่อมง่ายกว่าการมา Clean Data เองภายหลัง อะไรที่พอจะกันไม่ให้เกิดงานภายหลังได้ก็ควรคิดเผื่อไว้แต่แรก ตัวอย่างเช่น การเก็บแยกคำนำหน้ากับชื่อ, การทำ Dropdown จังหวัด (แทนการพิมพ์ชื่อจังหวัด), การดักส่งข้อมูลว่างเปล่า ฯลฯ

แต่ถึงแม้เราจะพยายามเขียน Rule มากมายเพื่อให้ข้อมูลที่จะได้มาสะอาดที่สุด ต้องอย่าลืมว่าตัวกลางยังเป็นมนุษย์ที่มาช่วยกรอกอยู่ดี Rule ต้องสอดคล้องกับวิธีกรอกอันหลากหลายด้วย เช่น เราต้องการดักว่าถ้าไม่กรอกข้อมูลช่องนี้มาจะส่งไม่ได้ แต่ในเอกสารกระดาษไม่มีกรอกมา หากเป็นแบบนี้ผู้จ้างกรอกจะไม่สามารถส่งงานได้เลย (ตรงส่วนนี้นอกจากการดักในฟอร์ม Digital แล้วยังรวมถึงใน Database อีกด้วย)

อย่าลืมชั่งน้ำหนักส่วนได้ส่วนเสียในการดักไว้ด้วยว่าถ้าเราดักแบบนี้จะมีข้อมูลบางส่วนเล็กๆ ที่อาจกรอกเข้ามาไม่ได้เลย หรือกรอกได้แต่ต้องสูญเสีย Raw Data ไปบ้าง ตัวอย่างเช่น หากต้องการเก็บมูลค่าเป็นตัวเลขเพียงอย่างเดียว แต่ผู้กรอกเติมรายละเอียดเพิ่มเติมเช่น 2,000,000 (ผ่อนจ่าย) เราจะเก็บได้เพียงตัวเลขเท่านั้น ส่วนนี้ควรปรึกษาผู้นำข้อมูลไปใช้งานต่อว่ามีความจำเป็นมากน้อยแค่ไหนในการใช้งาน
ความสะดวก: ในที่นี้คือความสะดวกสบายของผู้จ้างกรอก ต้องคิดถึงภาพคนที่จะมากรอกเอกสารปริมาณมาก และทำงานซ้ำๆ คงไม่ดีแน่ถ้าเราจะให้ผู้จ้างกรอกมานั่งทำรวดเดียวเป็นร้อยหน้าโดยที่จะส่งได้ก็ต่อเมื่อกรอกเสร็จ หรือ ให้มาแปลงหน่วยต่างๆ ให้ระหว่างกรอกไปด้วย เช่น ปีค.ศ. → พ.ศ. คิดดูว่าจะน่ารำคาญขนาดไหน

แต่ต้องระวังความสะดวกที่เราคิดให้กลับมาทำร้ายเราเอง เช่น การเลือกอำเภอ ตำบล แล้วขึ้นจังหวัดมาให้เลย แต่เอกสารกระดาษกรอกมาแค่จังหวัด เมื่อผู้จ้างกรอกไม่กรอกอำเภอหรือตำบลมาก่อนจังหวัดก็จะไม่ขึ้นให้เลือก กลายเป็นกรอกอะไรไม่ได้เลย, การให้จิ้มเลือกวันที่ เพื่อให้ข้อมูลส่งมาเป็น Date Format เลย แต่เอกสารกลับกรอกมาแค่ปีอย่างเดียว ฯลฯ
การแบ่งกรอก : สำหรับเอกสารที่มีจำนวนหลายหน้า และอาจมีเป็นร้อยๆ หน้า ถ้าจะมากรอกให้จบครั้งเดียวก็คงเหนื่อยเกินไป แถมต้องระแวงคอมดับอีก การแบ่งกรอกจะเข้ามาช่วยให้ผู้กรอกส่งงานชิ้นเล็กๆ แทนที่จะส่งก้อนเดียวเบิ้มๆ โดยการแบ่งกรอกก็สามารถเลือกวิธีแบ่งได้ตามประเภทฟอร์ม
1. สำหรับฟอร์มที่มีหลายหน้า แต่เอกสารแต่ละชุดมีจำนวนหน้าไม่ต่างกันมาก และแต่ละหน้าเก็บข้อมูลคนละแบบกัน ตัวอย่างเช่น ฟอร์มสมัครงาน ที่หน้าแรกอาจจะเป็นประวัติส่วนบุคคล หน้า 2 เป็นประวัติการศึกษา/ทำงาน หน้า 3 เป็นประวัติรายละเอียดต่างๆ วิธีแบ่งกรอกก็สามารถแบ่งตามหัวข้อได้เลย หัวข้อนึงอาจจะมีมากกว่า 1 หน้าก็ได้ตามความเหมาะสม

สำหรับฟอร์มที่มีหลายหน้า แต่เอกสารแต่ละชุดมีจำนวนหน้าต่างกันมากๆ โดยแต่ละหน้าจะเก็บข้อมูลเหมือนๆ กัน เช่น ตารางสำหรับรวบรวมรายชื่อ, หรือรายชื่อผ้าป่า ที่อาจจะมีแค่ชื่อ, นามสกุล, ตำแหน่ง, เงินที่บริจาค แต่มีรายชื่อเป็นพัน การแบ่งกรอกก็อาจจะทำแบ่งตามจำนวนหน้า เช่น มี 30 หน้าก็กรอกส่งทีละหน้าไป

รูปแบบข้อมูลที่ส่ง : เมื่อเรามีฟอร์ม Digital เรียบร้อยแล้ว ผู้จ้างกรอกส่งข้อมูลแล้ว คำถามคือส่งแล้วไปไหนต่อ และต้องส่งในรูปแบบใด ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนถัดไปว่าจะเกิดอะไรขึ้น ต้องมีการ Clean Data อีกรอบนึงไหม? จะต้องผ่านขั้นตอนการตรวจหรือไม่? แล้วข้อมูลที่พร้อมนำไปใช้งานจะมีรูปแบบใด? หากเราเข้าใจขั้นตอนงานแล้วก็จะเลือกรูปแบบข้อมูลที่เหมาะกับขั้นตอนถัดๆ ไป
ระวังเอกสารหลากเวอร์ชั่น : บางเอกสารมีการปรับเปลี่ยนฟอร์มมาหลายเวอร์ชั่นแล้ว ก่อนจะออกแบบลองสอบถามดูว่าเอกสารนี้มีกี่แบบและจะถูกนำไปใช้งานกับเวอร์ชั่นใดบ้าง เพื่อผู้จ้างกรอกมาทำเวอร์ชั่นใดก็สามารถกรอกงานได้

การติดตามสถานะของ Admin : หากเอกสารนี้ Digitize เรียบร้อยแล้วทาง Admin หรือผู้มอบหมายงานก็ควรรับรู้ หรือหากมอบหมายงานแล้วโดนเท Admin ก็ควรรับรู้เช่นกัน เพื่อให้ Admin ทำงานได้ง่ายขึ้น ไม่ส่งงานซ้ำโดยไม่จำเป็น
งานไหนให้ผู้จ้างกรอกทำ งานไหนให้ระบบทำ : งานมีหลายอย่างและเราควรเลือกผู้ทำงานให้เหมาะส
1. บางอย่างไม่จำเป็นต้องให้ผู้จ้างกรอกทำทั้งหมด อย่างพวกงานที่ระบบคำนวนเองได้ เช่น แปลงวันที่ค.ศ. เป็นพ.ศ. หรือคำนวนเศษส่วนเป็นตัวเลข การให้ผู้จ้างกรอกมานั่งทำย่อมเสียเวลาและมีโอกาสผิดพลาดมากกว่าระบบ
2. บางอย่างให้ผู้จ้างกรอกนั่นแหละทำง่ายกว่า เช่น กรอกเลือกหมวดหมู่ให้กับ Input อย่างเอกสารกระดาษมีตำแหน่งงานมาให้ โดยเนื่องจากเป็นจากเขียนก็จะมีความหลากหลาย แต่อาจมีความหมายเหมือนกัน เช่น แม่บ้าน, ว่างงาน, ไม่มีงาน ทั้งหมดนี้ก็คือ “ไม่ได้ทำงาน” แทนที่จะให้ระบบมา Clean Data ทีหลัง ให้ผู้จ้างกรอกที่เป็นมนุษย์เลือกหมวดหมู่ให้ ย่อมถูกต้องมากกว่า
Test ระบบ เป็นส่วนที่สำคัญมากๆ นอกจากเราจะเจอ Bug ของระบบแล้ว ยังมีโอกาสเจอความสับสนของผู้จ้างกรอกได้ หากเราออกแบบ UX ไม่ดีพอ และเมื่อคนกรอกเอกสารมากขึ้น ก็จะเจอเอกสารที่กรอกได้แปลกประหลาดจนผู้จ้างกรอกไม่ทราบวิธีกรอกใส่แบบฟอร์มของเราได้ ตรงส่วนนี้อาจต้องมาพิจารณาว่าควรปรับฟอร์มเราแบบใดให้เหมาะสม โดยต้องไม่ทำให้ฟอร์มกรอกยากขึ้น และยังกรอกข้อมูลที่ปกติได้เช่นเดิม

นี่เป็นเพียงคร่าวๆ ที่เราอยากจะนำมาแชร์ และยังมีรายละเอียดยุบยิบอีกหลายอย่างที่ไม่ได้พูดถึง อย่างเช่น การจัดการ Data Type และความสะอาดของข้อมูล แต่จะเห็นได้ว่าประเด็นที่อยากให้นึกถึงก็เป็นเพียงเรื่องเล็กน้อยที่เราลืมนึกไปเท่านั้น หากมีเวลาในการอ่านเอกสารและทำความเข้าใจให้มากพอ รวมทั้งนึกภาพคนที่กำลังนั่งกรอกให้เราแล้ว เชื่อว่าประเด็นเหล่านี้ก็จะถูกเก็บมาคิดอย่างแน่นอน

จัดการ Data ที่ Digitize จากฟอร์มกระดาษสู่ Database ยังไงดี